Introducción
A la hora de organizar nuestro grupo de trabajo, es decir, nuestros proyectos, nuestras tareas, consultar el calendario y demás puede llegar a ser un problema si no utilizamos las herramientas adecuadas. Para estos casos puede servir Collabtive. Collabtive es un software libre de código abierto creado por Open Dynamics basado en PHP y que puede ser instalado y configurado en cualquier navegador web.
Se caracteriza por presentar un gran número de funciones permitiendo así planificar, organizar y coordinar proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa, dando la posibilidad de manejar varios proyectos de manera simultánea y permitiendo establecer jerarquías o roles a los usuarios según su autoridad en la gestión de cada proyecto.
Presenta una interfaz elegante, sencilla e intuitiva además de contar con un sistema de mensajería interna e instantánea.
Una gran ventaja es que con Collabtive puedes generar informes de avances en formato PDF, simplificando el seguimiento de los proyectos. Debido a todas estas funcionalidades, esta aplicación está orientada a PyMES y freelancers que buscan simplificar los procesos del trabajo colaborativo.
¿Cómo instalar Collabtive en nuestro servidor?
Lo primero que tenemos que hacer es crear el directorio donde vamos a alojar nuestra aplicación web y descomprimir el archivo.
Link de descarga: https://sourceforge.net/projects/collabtive/files/collabtive/2.0/collabtive-20.zip/download
El siguiente paso que tenemos que hacer es asignar permisos de escritura a los siguientes archivos y carpetas:
- /templates_c
- /files
- /config/standard/config.php
Tenemos que cambiarle el propietario al directorio para que tenga permisos.
Tenemos que acceder con el navegador a “install.php” y seguir las instrucciones.
Nos aparecerá el asistente de la instalación, como vemos cumplimos todos los requisitos que nos exige Collabtive. Seleccionaremos el idioma, la localización del servidor de la base de datos, la base de datos que hemos creado con phpMyAdmin y el usuario que puede conectarse a dicha base de datos.
Una vez rellenados los campos le damos a continuar y nos aparecerá otro paso en el que tendremos que crear nuestro usuario de acceso a Collabtive.
Le damos a continuar y con esto ya tenemos instalado Collabtive.
Es recomendable borrar los archivos “install.php” y “update.php” de la carpeta que hemos creado anteriormente para alojar Collabtive.
¿Cómo está formado Collabtive?
Collabtive viene definida por 3 apartados:
1)Tenemos el apartado del Escritorio que es la parte de Collabtive donde nosotros vamos a poder organizar nuestros proyectos, tareas y mensajes.
Vamos a crear un proyecto:
Es muy sencillo solo tenemos que darle añadir proyecto y a partir de aquí asignarle el nombre, la descripción, el vencimiento del proyecto, el presupuesto que va a costar y los usuarios que van a pertenecer a ese proyecto.
Una vez creado nuestro proyecto nos aparecerá así:
Y si pinchamos sobre nuestro proyecto nos va a salir una serie de sub-apartados dándonos la posibilidad de configurar nuestro proyecto y llevarlo al día.
Nos vamos a encontrar con un calendario, este es el calendario propio de nuestro proyecto al que más tarde vamos a ir asignándole tareas que aparecerán en los diferentes días de nuestro calendario.
Tenemos también un registro de actividad (control del tiempo), lo que podemos hacer con esto es crear actividades que vamos a hacer para tal día durante x horas.
Por ultimo vamos a encontrar el apartado de actividad que básicamente lo que hace es memorizar o almacenar todas las actividades que hacen los usuarios que tienen acceso a este proyecto.
Ahora vamos a pasar a otro sub-apartado denominado hitos o también plazos, lo que hace es dar la posibilidad de dividir nuestro proyecto en partes y así organizarse y trabajar más fácilmente.
Yo personalmente no he tocado mucho aquí ya no que no he tenido el suficiente tiempo, tampoco lo usaría mucho ya que va destinado más a proyectos colaborativos permitiendo así una mejor organización del proyecto entre varios usuarios.
Otro sub-apartado más es la lista de tareas.
Como podemos ver he creado una serie de tareas y dentro de estas unas sub-tareas a las que le he dado un vencimiento y podemos ver en el calendario como esta aparece marcada en los días en los que finaliza la tarea.
Otro sub-apartado que nos encontramos son los mensajes, es un apartado muy interesante sobre todo cuando se está trabajando en grupos con varios usuarios, estos pueden comunicarse a través de publicaciones de forma instantáneamente o bien poder comunicarse con determinados usuarios rápidamente.
Otro sub-apartado es el de archivos, básicamente lo que vamos a poder hacer aquí es subir archivos a Collabtive y gestionarlos, teniendo la posibilidad de asignar usuarios a estos archivos.
2)Otro apartado que podemos configurar es el perfil del usuario con el que estamos conectados y aquí podemos visualizar los proyectos e informes a los que está asociado este usuario.
También encontramos otro apartado donde nosotros vamos a poder editar la información del usuario.
Por lo tanto al enviar esta información al servidor, el perfil del usuario quedaría así:
3)Por último tenemos el apartado de administración. Aquí vamos a poder administrar los proyectos, los usuarios, los clientes y configurar el sistema en general.
En el apartado de administración/administración del sistema vamos a poder cambiar el nombre del sitio, poner un subtítulo si nosotros queremos, cambiar el idioma, la zona horaria, si queremos poner un usuario para que se conecte por RSS, el formato de la fecha y la plantilla del sitio.
Y por último tenemos un apartado de correo electrónico con opción a 2 métodos de envío ya sea PHP mail() o SMTP.
Otro apartado de administración es la administración de usuarios, en este apartado vamos a poder gestionar los usuarios, crear usuarios, asignarles roles etc.
Otro apartado que nos encontramos es el de administración de clientes. Básicamente lo que podemos hacer en este apartado es añadir clientes con los que nosotros vamos a estar en contacto.
Por último desde el apartado de administración tenemos la sección de administración de proyectos que es lo mismo que el apartado de “Mis proyectos” del escritorio, que ya hemos comentado antes.
A modo de conclusión puedo decir que Collabtive puede llegar a ser una alternativa muy buena a otros gestores de proyectos comerciales existentes tanto de pago como gratuitos y gracias a su sencillez y finalización hace que los administradores no necesiten de una gran habilidad en este campo.